Introduction au Canal de signalement de LANDE. Lande est une entreprise engagée dans le respect de la législation en vigueur, ainsi que dans l’éthique et la transparence dans l’ensemble de ses activités. À cette fin, elle œuvre activement à la prévention et à la détection de comportements irréguliers susceptibles de porter atteinte à son image et à sa réputation. À cet égard, Lande respecte les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD), de la Loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD), de la Loi 34/2002 du 11 juillet relative aux services de la société de l’information et au commerce électronique (LSSICE), ainsi que de la législation en vigueur, Loi 2/2023 du 20 février, régissant la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, qui impose aux entreprises de disposer de mécanismes de contrôle permettant de prévenir, détecter et réagir face au risque de commission d’une infraction pénale. C’est pourquoi Lande a mis en place un « Canal de signalement », un outil fondamental permettant à l’ensemble du personnel et au réseau de collaborateurs agissant en son nom de signaler d’éventuels risques et manquements, applicable à LANDE SA. La présente Politique décrit toutes les questions relatives au fonctionnement du Canal de signalement de Lande : comment effectuer un signalement, qui peut le formuler, contre qui, dans quelles situations et, surtout, quelles étapes seront suivies à la réception d’un signalement. Le tout soumis à la plus stricte confidentialité. Le Canal de signalement de Lande constitue un outil précieux et utile pour préserver et protéger collectivement l’image et la réputation de l’entreprise. La coopération de l’ensemble du personnel, de la direction, des administrateurs, des clients, du réseau de collaborateurs, des distributeurs, des stagiaires, du personnel en formation et des fournisseurs habituels de Lande est attendue, y compris celle du personnel externe fournissant des services à Lande, afin de détecter d’éventuels comportements irréguliers et d’agir en conséquence, dans le respect constant des valeurs éthiques et de conformité qui caractérisent Lande. Qui doit signaler via le Canal de signalement ? L’ensemble du personnel, la direction, les administrateurs, les clients, le réseau de collaborateurs, les distributeurs, les stagiaires, le personnel en formation et les fournisseurs habituels de Lande, y compris le personnel externe fournissant des services à Lande, ci-après dénommés les « Lanceurs d’alerte », sont encouragés à utiliser le Canal de signalement s’ils ont connaissance d’une irrégularité relevant de son champ d’application. Il est important de souligner que l’utilisation de ce canal s’effectue avec une garantie totale de confidentialité et sans crainte de représailles, telles qu’un licenciement ou toute autre mesure similaire. Toutes les informations reçues seront traitées avec le plus grand sérieux et la plus grande responsabilité. Qui peut faire l’objet d’un signalement via le Canal de signalement ? Toute personne appartenant au personnel, à la direction, au Conseil d’administration ou tout collaborateur externe de Lande ayant commis une irrégularité ou un comportement décrit dans le présent document peut faire l’objet d’un signalement via le Canal de signalement. Quels comportements peuvent être signalés ? Les comportements contraires aux principes et aux règles de conduite établis dans le Code éthique de Lande applicable aux employés de l’entreprise, disponible via le Formulaire de signalement. Cela favorise une culture éthique et de conformité au sein de l’entreprise, permettant à toutes les parties prenantes de signaler d’éventuels manquements sans crainte de représailles et avec l’assurance que leur signalement sera traité avec la plus stricte confidentialité. Sont également concernés les faits qualifiés d’infractions pénales par le Code pénal et d’autres lois spéciales, susceptibles d’engager une responsabilité pénale. Les comportements signalables incluent notamment la corruption dans les affaires, l’escroquerie, ainsi que les infractions relatives à la propriété intellectuelle et industrielle, entre autres. De même, peuvent être signalés les comportements liés à la concurrence déloyale, à la protection des données personnelles, à la sécurité et à la santé au travail, ainsi qu’à la protection de l’environnement. Comment effectuer un signalement ? Tous les signalements doivent être formulés par écrit par l’un des moyens suivants :

• Via la section prévue sur le site web corporatif, accessible par le Formulaire de signalement, permettant d’accéder à l’outil du Canal de signalement pour déposer un signalement et en suivre l’état. Easy Telecom Law Firm, S.L. sera l’entité chargée d’analyser et de répondre aux signalements.
• Par courrier postal, en imprimant le formulaire disponible à l’adresse https://www.landesa.com/formulario-denuncias.php et en l’envoyant à l’attention du gestionnaire externe du Système interne d’information, Easy Telecom Law Firm, S.L., Calle del Dr. Fleming, nº 35, 1ºD, CP : 28036, Madrid.

Dans tous les cas, le formulaire de signalement disponible en téléchargement sur le site web devra obligatoirement être complété. Tout signalement effectué par des moyens autres que ceux indiqués ci-dessus ne sera ni reçu ni traité et sera détruit. Les lanceurs d’alerte peuvent s’identifier lors du signalement en indiquant une adresse postale, une adresse électronique ou un lieu sûr pour la réception des notifications. Ils peuvent également renoncer expressément à recevoir toute communication liée au signalement. Ils peuvent aussi, s’ils le souhaitent, effectuer un signalement de manière totalement anonyme, sans fournir de données personnelles dans le formulaire. La confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte sera garantie à tout moment tout au long du processus, conformément aux exigences établies par la Loi organique sur la protection des données et l’Agence espagnole de protection des données. Lors du dépôt d’un signalement, la politique de confidentialité devra être acceptée, celle-ci mettant à disposition toutes les informations relatives au traitement des données. Lande s’engage à respecter la réglementation applicable en établissant toutes les garanties nécessaires conformément au RGPD et à la LOPDGDD en matière de sécurité de l’information et de secret des communications. De même, le lanceur d’alerte aura la possibilité de vérifier, rectifier et accepter la transcription du message par sa signature. De la même manière, pour les signalements anonymes, toute donnée susceptible d’être liée à l’identité du lanceur d’alerte sera préservée, grâce à des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et la confidentialité des données relatives aux personnes concernées et à tout tiers mentionné dans les communications sera garantie. Protection et confidentialité du lanceur d’alerte. Chez Lande, le Canal de signalement est placé sous la responsabilité d’un Responsable du Canal de signalement, fonction actuellement exercée par Madame Eloísa Fernández. La gestion du système d’information est assurée par Easy Telecom Law Firm, S.L., société externe spécialisée, dont les missions sont exercées selon les principes d’indépendance et d’autonomie, garantissant la confidentialité, la protection des données et le secret des communications, conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données. Le traitement des données personnelles effectué par Easy Telecom Law Firm, S.L. est réalisé en qualité de sous-traitant, conformément au contrat de sous-traitance prévu à l’article 26 du RGPD. Toute personne effectuant un signalement de bonne foi est protégée contre toute forme de représailles, de discrimination ou de sanction résultant du signalement effectué. En cas de représailles, telles qu’un licenciement injustifié ou une modification des responsabilités, Lande prendra les mesures disciplinaires appropriées. Si un lanceur d’alerte estime avoir subi des représailles pour avoir effectué un signalement, il doit en informer Easy Telecom Law Firm, S.L., qui transmettra le dossier au Responsable du Canal de signalement afin d’enquêter et de prendre les mesures nécessaires pour prévenir ou corriger toute représaille. Il est important de préciser que l’interdiction des représailles n’empêche pas l’adoption de mesures disciplinaires s’il est établi que le signalement est faux et effectué de mauvaise foi. Chez Lande, la confidentialité absolue de l’identité du lanceur d’alerte est garantie comme l’un des principes fondamentaux du Canal de signalement. À cet effet, l’accès du mis en cause aux données personnelles n’inclura pas l’identité du lanceur d’alerte, sauf sur décision judiciaire. Le Responsable du Canal de signalement ainsi que Easy Telecom Law Firm, S.L. sont tenus au secret professionnel et à la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte. Les autorités ou tout membre ou employé de Lande impliqué dans l’enquête seront également soumis à cette même obligation de confidentialité et de secret professionnel. Procédure de traitement des signalements. 1. Phase de réception des signalements : Tous les signalements seront reçus par Easy Telecom Law Firm, S.L., qui procédera à une analyse préliminaire des faits signalés et de leur conformité au formulaire prévu. Un accusé de réception sera adressé au lanceur d’alerte dans un délai de 7 jours calendaires suivant la réception, sauf si cela peut compromettre la confidentialité des communications futures. Par la suite, il sera vérifié que le signalement respecte les exigences formelles et relève du champ d’application du Canal de signalement. La décision d’admission ou de non-admission sera prise dans un délai maximal de 15 jours ouvrables à compter de la réception du signalement. La non-admission n’implique pas que les faits signalés soient faux ou sans importance, mais simplement qu’ils ne remplissent pas les conditions nécessaires pour être investigués via le Canal de signalement. Easy Telecom Law Firm, S.L. informera le lanceur d’alerte de la non-admission et, lorsque cela est possible, proposera des alternatives pour canaliser la communication. 2. Phase d’enquête : Une fois le signalement admis, les enquêtes internes nécessaires seront menées chez Lande et, le cas échéant, en collaboration avec les autorités, afin de vérifier l’authenticité des faits signalés. Le délai d’enquête ne dépassera pas 3 mois à compter de la réception de la communication, pouvant être prolongé de 3 mois supplémentaires en cas de complexité particulière. 3. Phase de résolution : À l’issue de l’enquête, le Responsable du Canal de signalement, assisté par Easy Telecom Law Firm, S.L., rédigera un rapport incluant les résultats de l’enquête et l’une des deux décisions possibles : classement sans suite ou proposition de résolution motivée avec indication des mesures légales à adopter. 4. Phase d’exécution des sanctions : Il incombera aux personnes dûment autorisées et disposant des pouvoirs nécessaires d’appliquer les sanctions ou mesures disciplinaires décidées, conformément aux annexes des contrats de travail concernés.